Privatlivspolitik for The Hamster Journal
Denne privatlivspolitik redegør for, hvordan The Hamster Journal i Odense indsamler, behandler og beskytter personoplysninger i forbindelse med foreningens og fotofællesskabets aktiviteter. Politikken beskriver behandlingsgrundlag, opbevaringsfrister samt rettigheder for medlemmer, eventdeltagere, udstillere og besøgende på hjemmesiden i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.
1. Dataansvarlig og kontaktinformation
The Hamster Journal er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles i forbindelse med medlemsadministration, arrangementer, workshops, udstillinger og henvendelser via hjemmesiden.
Foreningens og fællesskabets stamdata og centrale kontaktpunkt udgøres af følgende:
Navn: The Hamster Journal
Lokation: Odense, Danmark
E-mail: info@thehamsterjournal.dk
Webadresse: www.thehamsterjournal.dk
Henvendelser vedrørende databeskyttelse, medlemsoplysninger eller denne privatlivspolitik kan rettes til ovenstående e-mailadresse.
2. Indsamling, formål og retsgrundlag for behandlingen
The Hamster Journal indsamler og behandler kun personoplysninger, der er nødvendige for at drive fotofællesskabet, administrere medlemskaber og afvikle fælles arrangementer.
Medlemsadministration og oprettelse:
Ved oprettelse af medlemskab i fotofællesskabet indsamles følgende oplysninger som navn, e-mailadresse, telefonnummer, medlemstype, indmeldelsesdato, betalings- og kontingentoplysninger
Formål: Administrere medlemskabet, opkræve kontingent, udsende meddelelser om fællesskabets aktiviteter samt give adgang til medlemsfordele og arrangementer.
Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale om medlemskab).
Tilmelding til events, workshops og fotowalks:
Ved tilmelding til arrangementer (f.eks. fotowalks, workshops, oplæg og udstillinger) indsamles oplysninger som navn, e-mailadresse og eventuelle specifikke bemærkninger i forbindelse med arrangementet
Formål: Håndtere deltagerlister, udsende praktisk information og afvikle arrangementet.
Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale om deltagerregistrering) og artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at afvikle arrangementet).
Generelle henvendelser via kontaktformular og e-mail:
Ved henvendelser via hjemmesiden eller e-mail indsamles navn, e-mailadresse og beskedens indhold.
Formål: Besvare forespørgsler og yde medlemsservice.
Retsgrundlag:Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at besvare henvendelser).
3. Særligt om billeder, udstillinger og ophavsrettigheder
Som et fotofællesskab spiller visuel dokumentation, udstillinger og deling af fotografier en central rolle i The Hamster Journals aktiviteter.
Situationsbilleder: Stemningsbilleder fra fotowalks, udstillinger og åbne arrangementer. GDPR art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at formidle fællesskabets aktiviteter).
Portrætbilleder / målrettede fotos: Billeder med primært fokus på enkelte personer eller medlemsprofiler. GDPR art. 6, stk. 1, litra a (udtrykkeligt samtykke fra de afbildede personer).
Udstillede fotografier:Værker indsendt af medlemmer til udstillinger eller online gallerier. GDPR art. 6, stk. 1, litra b (aftale om udstilling/publicering samt opretholdelse af ophavsret).
Deltagere og medlemmer kan altid anmode om at få fjernet specifikke situations- eller portrætbilleder, hvor de er fremtrædende, ved at kontakte os via e-mail.
4. Videregivelse af oplysninger og databehandlere
Personoplysninger videregives eller sælges aldrig til tredjemand til markedsføringsformål. Videregivelse sker alene til betroede IT-leverandører, der agerer databehandlere under skriftlig instruks:
Webhosting og CMS: Squarespace Inc. (hosting af hjemmeside og tilmeldingsformuleringer). Overførsel til USA sker under det godkendte EU-U.S. Data Privacy Framework.
E-mail og IT-infrastruktur: Simply.com A/S (dansk hostingleverandør af e-mail og serverinfrastruktur placeret i datacentre i Danmark/EU).
5. Opbevaring og sletning af data
Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde de specifikke formål eller for at overholde gældende lovgivning:
Medlemsoplysninger: Opbevares så længe medlemskabet er aktivt, og slettes senest 12 måneder efter medlemskabets ophør.
Event- og workshop-data: Slettes senest 6 måneder efter arrangementets afvikling.
Generelle henvendelser: Slettes senest 6 måneder efter afsluttet korrespondance.
Regnskabsmateriale: Betalingsoplysninger og fakturaer vedrørende medlemskontingenter eller workshopgebyrer opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret jf. bogføringsloven.
6. Cookies og hjemmesidetrafik
Hjemmesiden drives på Squarespace-platformen og anvender udelukkende nødvendige og funktionelle førstepartscookies til at sikre sidens tekniske drift og sikkerhed.
Der benyttes ingen tredjepartscookies til sporing eller målrettet markedsføring (f.eks. Google Analytics eller Meta Pixel). Besøgende præsenteres for et indbygget cookiebanner ved første besøg til styring af de tekniske cookies.
7. Dine rettigheder som registreret
Du har efter GDPR en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine oplysninger:
Ret til indsigt (art. 15): Du kan få oplyst, hvilke data vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse (art. 16): Du kan få rettet ukorrekte oplysninger.
Ret til sletning (art. 17): Du kan i visse tilfælde få slettet dine oplysninger før vores almindelige slettefrist.
Ret til begrænsning (art. 18): Du kan anmode om begrænset behandling af dine data.
Ret til tilbagekaldelse af samtykke: Hvis du har givet samtykke (f.eks. til et portrætfoto), kan du til enhver tid trække det tilbage.
8. Klage til Datatilsynet
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os. Du har også ret til at indgive en klage til den danske tilsynsmyndighed:
Datatilsynet
Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Web: www.datatilsynet.dk
Senest opdateret: 3. november 2026